Dans le cadre d’une veille technologique pour un de nos clients publics, nous avons étudié le sujet des visionneuses de documents. Il s’agit de permettre la lecture de fichiers bureautiques en ligne. L’article suivant constitue la 1ère partie sur les généralités.

1. Introduction

Auparavant, la visualisation de documents se faisait exclusivement avec un logiciel installé sur le poste informatique de l’utilisateur que ce soit un éditeur bureautique ou un lecteur de fichiers de type PDF.

Petit à petit, les usages d’Internet ont évolué vers une consommation de l’information qui privilégie la rapidité d’accès au contenu en ligne au détriment de son stockage. Avec le développement du partage de documents sur Internet, certains logiciels ont même intégré un module qui permet d’ouvrir avec plus ou moins de succès une session applicative dans le navigateur pour lire ces fichiers.

Aujourd’hui, les standards Web sont assez avancés et les ressources informatiques assez importantes pour offrir la visualisation de documents au sein d’une page Web sans passer par un logiciel externe.

Dès lors, de plus en plus d’éditeurs Web veulent apporter une expérience de lecture sécurisée, homogène et personnalisée à l’internaute en incluant leur propre visionneuse.

Les avantages sont nombreux pour l’internaute, à savoir:

• Pas de nécessité de télécharger le document sur son ordinateur pour le visualiser et ainsi avoir moins de risque de compromettre sa sécurité et préserver l’espace de stockage du disque dur
• Une même interface de lecture qui s’adapte à tous les types d’affichage et fonctionne sur tous les appareils compatibles indépendamment de la configuration logicielle.
• La possibilité d’interagir avec le document que ce soit pour partager, commenter, contribuer ou échanger avec l’auteur et les autres lecteurs

2. Contenu, documents bureautique et multimédia

Dans le contexte, la visualisation des documents désigne précisément des fichiers qui sont stockés sur son espace de partage. Cela peut être des documents textes, des feuilles de calcul, des présentations et des documents multimédias dans les formats usuels Open Office XML, ODF ou PDF qui peuvent s’ouvrir avec les logiciels classiques.

Un document bureautique représente un fichier qui peut être déplacer et copier. Une visionneuse de documents en ligne inclut donc à priori une fonction de téléchargement d’un fichier distinct.

De plus, afficher un document bureautique n’est pas la même chose que d’afficher son contenu. Un document possède une mise en forme particulière, des illustrations disposées d’une certaine façon et une pagination qui est adaptée à l’impression papier. Par exemple, le navigateur Internet est une visionneuse de contenu en ligne et non une visionneuse de document en ligne.

La lecture de documents bureautiques et multimédias répond à des exigences techniques et fonctionnelles différence, nous avons choisi d’étudier en détail les visionneuses de documents bureautiques en ligne. Celles de documents multimédias seront abordées de manière synthétique séparément.

3. Visionneuse en ligne et visionneuse locale

Une visionneuse en ligne est hébergée sur le serveur Web alors qu’une visionneuse locale s’installe sur l’ordinateur local. Aujourd’hui la plupart des navigateurs Internet permettent de visualiser des documents PDF directement dans un onglet ou un iframe. C’est le cas des navigateurs Firefox et de Chrome de manière native et du module d’Adobe Reader pour Internet Explorer. Si l’expérience produite se rapproche de celle d’une visionneuse en ligne, c’est bien une application hors ligne qui télécharge le fichier sur l’ordinateur.

Il est tout à fait légitime de se demander s’il est vraiment nécessaire d’avoir une visionneuse en ligne, alors que les navigateurs Internet gèrent très bien la visualisation de documents. Un certain nombre d’arguments penchent cependant en faveur d’une solution de visualisation en ligne :

• Les documents bureautiques (texte, feuille de calcul, présentation)peuvent être visualisés difficilement par les navigateurs Internet.
• Les sessions applicatives de visualisation sont encore mal gérées par les navigateurs Internet et font souvent l’objet de plantage et de ralentissement de l’ordinateur.
• La plupart des appareils mobiles et tablettes ainsi que certains navigateurs comme Internet Explorern’ont tout simplement pas été configurés nativement pour lire directement des documents (nécessité d’installer un plugin).

3. Visionneuse, édition en ligne et annotations

Il convient de séparer les visionneuses de documents et les éditeurs en ligne dont l’usage et le mode de fonctionnement sont assez divergents. Dans un cas, le but est de diffuser une information à un grand nombre de personnes alors que dans l’autre c’est de faire participer certaines personnes à la rédaction d’un contenu.

D’autant qu’il n’existe pas de solution simple pour éditer via une application en ligne, des fichiers hébergés sur un serveur de partage. La plupart des éditeurs en ligne aujourd’hui, font une forme de conversion du contenu au fichier avec un rendu plus ou moins fidèle. Il existe cependant des solutions d’édition de fichiers à distance, sujet qui a été abordé dans le cadre d’une veille précédente.

Cela étant dit, il existe au sein de certaines visionneuses de documents en ligne des fonctionnalités collaboratives comme la possibilité pour les lecteurs d’annoter le document et que cela soit visible par les autres lecteurs. Compte tenu du contexte de l’Administration, nous allons intégrer cette dimension collaborative dans la comparaison entre les solutions.

4. Document hébergé en interne et en externe

Le réseau social ROSIE de l’Administration Centrale des Ministères Économiques et Financiers est un réseau interne uniquement accessible à ses collaborateurs. Les documents échangés ne sont donc pas amenés à être diffusés à n’importe qui. Ils doivent donc être hébergés en interne et ne pas être en accès libre pour le grand public.

Le stockage de documents interne oblige donc l’Administration à recourir à une application également hébergée en interne ou à un service en ligne externe qui intègre un API pour accéder au serveur Drupal de l’Administration. Nous avons retenu dans l’étude, les visionneuses de Google Drive et de Microsoft Office Online qui représentent d’autres avantages vis-à-vis des visionneuses en ligne applicatives.