Migration vers LibreOffice

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Linagora accompagne de nombreux acteurs pour le support sur la suite bureautique LibreOffice dont le Ministère des Finances et la ville de Nantes. Vous trouverez ci-dessous une présentation de son expérience de la migration vers LibreOffice.

En 2010, la Document Foundation crée un dérivé d’OpenOffice.org suite aux inquiétudes de la communauté sur le rachat par Oracle de Sun, détenteur des droits d’OpenOffice.org. Aujourd’hui la majorité des développeurs sont passés à LibreOffice qui devient la suite bureautique open source la plus active. Elle compte aujourd’hui plus de 100 millions d’utilisateurs dont 18 gouvernements dans le monde principalement en Europe.

LibreOffice est composé d’un traiteur de texte Writer, d’un tableur Calc, d’un présenteur Impress, d’un logiciel de dessin vectoriel Draw, d’une application d’édition de formule mathématique Math et d’un gestionnaire de base de données Base.

Une version en ligne de LibreOffice est en cours de développement et peut être testée grâce à un partenariat entre Collabora et ownCloud.Inc1. La version mobile pour Android est également disponible même si la fonction d’édition est encore expérimentale2.

Comparaison avec la suite MS Office

L’interface graphique rappelle davantage MS Office 2003 avec une navigation par barre de tâche classique et non sous forme d’un ruban. L’interface est paramétrable et les options de configuration sont nombreuses.

Les différences fonctionnelles majeures avec la suite MS Office sont :

  • Un traitement différent des styles (page, cadre, paragraphe, tableau, image)
  • L’absence de graphiques préformatés de type « Smart Art »
  • L’absence de la prévisualisation en cours de formatage

Une comparaison détaillée entre les deux suites bureautiques est disponibles sur le site de la Document Foundation3. La suite bureautique libre dispose enfin d’une centaine d’extensions pour compléter ses fonctionnalités.

Compatibilité avec les documents MS Office

LibreOffice utilise par défaut le format ODF (odt, ods, odp…) pour l’enregistrement des documents. Il permet également d’éditer et de sauvegarder des documents au format Office (doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx…) mais avec une compatibilité partielle.

La mise en page et les formatages complexes peuvent ainsi être altérés, de même que les macros VBA complexes ne sont pas prises en charge. La liste des éléments qui posent des problèmes lors de la conversion sont détaillés dans la documentation en anglais de LibreOffice4.

Il convient ainsi de définir pour tous les utilisateurs le format de document ODF et la suite de bureautique LibreOffice comme références pour éviter tout problème de compatibilité.

Enjeux de la migration

Il convient donc d’adresser les enjeux suivants :

  • Le changement d’habitude chez les utilisateurs : LibreOffice et MS Office sont relativement différents au niveau de l’interface et des fonctionnalités
  • La compatibilité entre les formats de documents : Il rend difficile l’édition de documents avec les deux suites bureautiques en même temps.
  • Le devenir du patrimoine documentaire et applicative Microsoft actuel : Quels documents à conserver et lesquels doivent être convertis.
  • L’adhérence aux applications métiers : Il faut s’assurer que les documents produits par les applications métiers puissent être ouverts avec LibreOffice et vice-versa

Facteurs clés de succès

La liste suivante contienne une série de suggestions pour faciliter l’adoption de LibreOffice compte-tenu des enjeux cités ci-dessus :

  • Définir et partager des modèles de documents de référence au format ODF. Ils contiendront par défaut des auto-textes, des styles et des graphiques.
  • Établir l’ODF comme format d’échange et d’édition des documents par défaut. Dans les communications externes, il convient d’envoyer les documents au format hybride (ODF/PDF) pour conserver le rendu et inviter les personnes à installer LibreOffice gratuitement si elles souhaitent éditer.
  • Déployer un packaging customisé de LibreOffice. Celle-ci contiendra une interface plus simple et proche de MS Office avec des paramètres optimisés par défaut.
  • Faire une expérimentation avec un pilote. L’expérience montre qu’il faut choisir un ou plusieurs services relativement autonomes c’est à dire avec peu d’échanges de fichiers externes. Un accompagnement est également nécessaire pour faire les derniers ajustements sur la suite bureautique.
  • Si les licences d’utilisation de MS Office sont acquises à vie, conserver la suite bureautique sans support pour la lecture du patrimoine documentaire. Il est également possible d’installer une visionneuse Office gratuite5.
  • Faire un audit du patrimoine existant pour mesurer les impacts de la migration. Il convient d’identifier les documents et applications qui posent problèmes. Si la conversion n’est pas possible ou si l’effort est trop important, il faut décider de conserver MS Office pour ces services. Cela ne doit pas empêcher ceux-ci de communiquer avec les autres services au format ODF lorsque c’est possible.
  • Former les agents à partir des cas d’usage concrets établis avec les référents. La formation doit se faire sur ordinateur avec une dizaine de personnes au maximum.

Démarche de migration

La démarche suivante est inspirée du guide de migration réalisé par la Document Foundation6.

Phase d’identification

Cette phase consiste à comprendre l’usage bureautique dans les différents services. Un questionnaire en ligne permettra connaître les fonctionnalités utilisées et le niveau de connaissance des répondants. Un modèle est donné en annexe.

Les réponses serviront à :

  • Identifier les services les plus aptes à migrer vers LibreOffice
  • Identifier les référents de chaque service pour les entretiens et expérimenter LibreOffice

La décision de la migration doit être validée avec la direction à la fin de cette phase.

Phase de découverte

Chaque référent est interrogé sur une demi-journée sur leur usage quotidien de la bureautique à partir d’une grille d’entretien. Cela consiste à :

  • identifier les fonctionnalités bureautiques utilisées et les pratiques bureautiques du service
  • faire un audit du fond documentaire et du patrimoine applicatif
  • identifier les points de difficulté d’une utilisation potentielle de LibreOffice

Le but de cette phase est de valider définitivement le périmètre et les préconisations de migration (services à migrer, création des modèles de document, packaging de LibreOffice, conversion documentaire)

Phase de préparation

Cette phase consiste préparer la migration à LibreOffice et pallier les difficultés de son utilisation. Les actions à mener sont de :

  • créer les nouveaux modèles de document
  • faire un packaging d’une version optimisée LibreOffice
  • déployer un pilote et traiter le retour de ces utilisateurs

À l’issue de cette phase, l’installation de LibreOffice sur tous les postes doit être actée. La politique bureautique et les règles de bonne pratique doivent également être définies et valider avec la direction.

Phase de migration

La phase de migration consiste à réaliser les formations et accompagner la migration vers LibreOffice. Les actions à mener sont de :

  • préparer le contenu de formation en concertation avec les référents
  • organiser la formation des agents
  • faire une conversion des documents et des macros indispensables
  • assurer un support technique renforcé au sein des services
  • fixer une période de cohabitation pour donner le temps aux utilisateurs de s’habituer à LibreOffice

À la fin de cette phase, l’objectif est de s’assurer que le format ODF et la suite bureautique LibreOffice soient adoptés au quotidien par la majorité des utilisateurs. L’expérience montre qu’il faut viser une migration de 80 % des services à LibreOffice.

Phase de support

La phase de support consiste à s’assurer du bon fonctionnement de LibreOffice pour les utilisateurs. Un engagement de niveau de service sur le délai de réponse et de résolution est fait par le prestataire. Le contrat de maintenance inclut notamment :

  • la résolution des anomalies rencontrées
  • le reversement des correctifs aux communautés open source concernés
  • les paramétrages complexes
  • la gestion du cycle de vie des versions

Références